Ochrona danych osobowych w dziale kadr, prowadzenie dokumentacji pracowniczej w kontekście RODO - zmiany od 25 maja 2018 roku  [nr 6040]

NOWOŚĆ

Szkolenie jest skierowane do pracowników działów kadr, dla których gromadzenie, tworzenie i wydawanie dokumentów z zakresu prawa pracy jest jednym z głównych obowiązków w ramach codziennej pracy. szkolenie to pomoże uporządkować i odświeżyć posiadaną wiedzę. Dodatkowo, dzięki udziałowi w szkoleniu osoby te będą mogły zorientować się, że wkrótce obowiązków im przybędzie i dowiedzieć się na czym będą one polegały. Pojawi się m.in. konieczność stosowania nowych zasad pozyskiwania i przetwarzania (tj. przede wszystkim zbierania, utrwalania, organizowania, porządkowania, przechowywania, modyfikowania, przeglądania, wykorzystywania, ujawniania poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, łączenia, usuwania lub niszczenia) danych osobowych kandydatów do pracy, pracowników oraz byłych pracowników zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy, które wejdą w życie 25 maja br. oraz procedurami, w tym teleinformatycznymi, które pracodawca od 25 maja br. powinien u siebie wprowadzić. Pojawią się również obowiązki związane z informowaniem pracowników o losach ich dokumentacji pracowniczej (jak długi będzie okres jej przechowywania, kiedy upłynie termin na odebranie teczek, kiedy termin na zniszczenie, w którym dokumentacja może być odebrana warunkowo). Taka informacja będzie wydawana pracownikowi razem ze świadectwem pracy.Pojawi się też obowiązek wydawania kopii dokumentacji na każde życzenie pracownika, byłego pracownika (albo uprawnionej osoby). Jeszcze więcej obowiązków powstanie, w razie zmiany postaci przechowywanych dokumentów z papierowej na elektroniczną – np. obowiązek zwrócenia pracownikowi, byłem pracownikowi (ewentualnie innej uprawnionej osobie) m.in. teczek akt osobowych w terminie 30 dni. Jeżeli pracodawca zdecyduje o przejściu na tzw. elektroniczne akta – nastąpi nie tylko konieczność sporządzenia odwzorowań elektronicznych wszystkich dokumentów, ale także konieczność wprowadzenia dodatkowych procedur (m.in. procedury tworzenia kopii zapasowych, nanoszenia meta danych, przenoszenia z nośnika na nośnik w celu zapobiegnięcia utracie). Uczestnicy szkolenia dowiedzą się również, że planowane jest stosowanie procedur antykorupcyjnych oraz informacji dotyczących stosowania monitoringu, z którymi pracownicy będą musieli zostać zaznajomieni, a ten fakt udokumentowany. Wśród dokumentów otrzymywanych od pracowników pojawią się nowe wnioski i oświadczenia, które będą mogły trafiać do działu kadr mailem albo np. sms-em. Niniejsze szkolenie pozwoli przygotować się na nadchodzące zmiany.

1. Pojęcie danych osobowych i ich przetwarzania zgodnie z przepisami, które będą obowiązywały od 25 maja br.,
2. Nowe zasady pozyskiwania danych osobowych od kandydata do pracy oraz pracownika w świetle zmian zaplanowanych od 25 maja 2018 r., w tym możliwość pozyskiwania i przetwarzania danych za zgodą kandydata do pracy oraz pracownika,
3. Dokumenty, w których zawarte są dane osobowe, tworzone w związku z podjęciem zatrudnienia, w tym: umowa o pracę, kwestionariusze osobowe, cv kandydatów do pracy, skierowania na badania lekarskie – zasady poprawnego ich tworzenia w świetle nowych przepisów, dotychczasowej wykładni i orzecznictwa,
4. Zasady poprawnego dokumentowania przyjęcia kandydata do pracy z ważnymi badaniami od poprzedniego pracodawcy, zgodnie ze zmianami które mają wejść w życie od 25 maja br.,
5. Umowa o pracę dla Inspektora Ochrony Danych Osobowych,
6. Dokumentowanie spełnienia obowiązków informacyjnych wobec nowego pracownika, z uwzględnieniem planowanych zmian, w tym dotyczących informowania:

• o stosowaniu monitoringu,
• o strategii antymobbingowej (zgodnie z wykładnią PIP),
• o przepisach o równym traktowaniu w zatrudnieniu,
• o stosowaniu kodeksów etycznym i procedur antykorupcyjnych, zgodnie z planowaną ustawą o jawności życia publicznego,

7. Przetwarzanie danych w procesie zatrudnienia, w tym:
8. Dokumentowanie złożenia oświadczenia woli pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę i ochrona danych osobowych zwalnianego,
9. Dokumentowanie doręczenia oświadczenia woli o zwolnieniu bez wypowiedzenia – zgodnie z najnowszym orzecznictwem sądowym dotyczącym daty doręczenia oświadczenia woli,
10. Świadectwo pracy – zasady prawidłowego wypełnienia i doręczenia z uwzględnieniem konieczności ochrony danych osobowych, w tym;
11. Zasady prostowania i uzupełniania świadectwa pracy, z uwzględnieniem nadchodzących zmian, w tym:
12. Planowane dalsze zmiany w przepisach dotyczących świadectw pracy mające na celu ułatwienie pracownikom uzyskania świadectwa pracy oraz możliwość nakładania mandatów za niewydanie świadectwa pracy w terminie,
13. Aktualna problematyka prowadzenia akt osobowych w postaci papierowej, w tym:

• dokumenty i oświadczenia przetwarzane w formie pisemnej oraz te, które mogą być przetwarzane w postaci elektronicznej, z uwzględnieniem planowanych zmian,

• nowe wnioski od niektórych pracowników – rodziców, dotyczące organizowania ich czasu pracy, zgodnie z planowanymi zmianami,

• zasady poprawnego wypleniania świadectwa w części dotyczącej rozwiązania umowy o pracę,
• wskazywania wykorzystanych uprawnień rodzicielskich,

• pouczenie o terminie, w jakim pracownik może wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy, planowane wydłużenie tego terminu,
• zasady przekazywania pracownikowi informacji o odmowie sprostowania świadectwa pracy,
• możliwość sprostowania świadectwa po terminie w świetle orzecznictwa sądowego oraz wykładni,
• zasady wydawania nowego świadectwa pracy w wyniku orzeczenia sądowego albo ugody zawartej przed sądem pracy,
• zasady sporządzania odpisu świadectwa pracy zgodnie z najnowszą wykładnią,

• kwestia porządku chronologicznego gromadzonych dokumentów,
• zasady numerowania dokumentów gromadzonych w aktach osobowych i zasady sporządzania wykazu dokumentów (spisu treści) w szczególności w razie konieczności usunięcia informacji o ukaraniu pracownika karą porządkową,
• zasady gromadzenia przede wszystkim odpisów i kopii dokumentów (problematyka orzeczenia o zdolności do pracy),
• obowiązek posiadania dokumentów pracowniczych w języku polskim (skutki braku tłumaczenia w razie kontroli PIP),
• skutki dostarczenia dokumentu potwierdzającego szczególne uprawnienia pracownicze z opóźnieniem w kontekście przepisów o przedawnianiu się roszczeń ze stosunku pracy,

14. Kontrole PIP w zakresie prowadzenia akt osobowych – nieprawidłowości jakie wskazują inspektorzy PIP,
15. Konieczność przygotowania się na nowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentów z akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej, które będą obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. , w szczególności:
    
    
    • nowe pojęcie dokumentacji pracowniczej,
    • skrócenie okresu przechowywania dokumentów z akt osobowych pracowników,długość przechowywania akt osobowych pracowników w zależności od daty nawiązania stosunku pracy oraz obowiązek wręczania dodatkowej informacji dotyczącej zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej,
    • zasady dokonywania zmiany postaci przechowywanych dokumentów z papierowej na elektroniczną i odwrotnie,
    • zasady postępowania z dokumentami sporządzonymi w formie pisemnej po zmianie postaci dokumentacji na elektroniczną (obowiązek ich zwrócenia pracownikowi oraz byłemu pracownikowi bądź uprawnionej osobie),
    • zasady zapewniania ochrony i poprawnego prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej,
    • prawo pracownika oraz byłego pracownika do żądania kopii dokumentacji oraz zasady poprawnego jej sporządzania,
16. Wykładnia dotycząca poprawnego prowadzenia kart ewidencji czasu pracy w obecnym stanie prawnym oraz zakresu przedmiotowego list obecności (jeżeli są stosowane u danego pracodawcy).

Szkolenie o powyższej tematyce możemy zrealizować na Państwa potrzeby w formie szkolenia zamkniętego. Zainteresowane osoby prosimy o kontakt z naszym biurem tel. 12 413-81-82 

Uczestnik otrzymuje certyfikat ukończenia szkolenia

Szkolenia jednodniowe >> ZOBACZ programy

Szkolenia wyjazdowe >> ZOBACZ programy

Szkolenia na zlecenie >> ZOBACZ programy

• udział w zajęciach, konsultacje
• autorskie materiały szkoleniowe,
• poczęstunek w przerwie kawowej,
• lunch,
• imienne zaświadczenie uczestnictwa

Zgłoszenia uczestnictwa można dokonać przez:
- formularz elektroniczny na dole tej strony (zalecane)
- lub telefonicznie 12 413-81-82
- lub pisemnie, faksem 12 413-61-97
- lub przez e-mail: ds@systemszkolenia.pl
• Ogólna „Karta zgłoszenia na szkolenie” jest także dostępna na naszej stronie [>>> Dokumenty do pobrania]
• Zgłoszenie traktujemy jako potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu
• Ewentualnych rezygnacji z udziału w szkoleniu prosimy dokonywać wyłącznie pisemnie (faksem lub pocztą elektroniczną) najpóźniej na trzy dni robocze przed terminem jego rozpoczęcia
• Nie dokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału w szkoleniu. Nieobecność na szkoleniu nie zwalnia z dokonania opłaty.